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如何利用 Excel 提供的自动填充功能?

发布于 2020-03-20 15:29  编辑:XIE
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在日常工作中,你还在手动填写序列数据吗?

在Excel中编辑数据时,有时需要填充的数据是有规律的,如递增、递减、成比例等。遇到这种情况,我们可以利用Excel提供的自动填充功能来填充这些数据,这样就能缩短在单元格中逐个输入数据的时间。


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(1) 填充有序的序列数据

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方法一:在起始单元格中输入序号,鼠标移动置单元格右侧,双击小黑点“+”

方法二:选择单元格,开始|编辑|填充|下拉列表|系列|序列产生在|列,类型|自动填充|确定。

 

 (2) 填充固定情况的序列数据

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选中“D3:D21”单元格为例,数据|数据有效性|允许|序列;来源|输入指定序列,例如“管理,行政,研发,人事”|确定。(也可直接选择数据来源的区域,例如下图中数据区域)


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(3) 删除某些行/列后,序号后不连续:

单元格中输入“=ROW()-1”


(4) 统一上调基本工资,不用手动进行加减

基本工资上调和下调是非常常见的问题,对于负责薪酬相关的HR来说,使用下列方法能快速巧妙的解决。

方法:1、选中基本工资列M22单元格为例,输入“300”,用Ctrl+C复制

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2、选择“M3:M21”(工资数据),开始|粘贴|选择性粘贴(Shift+Alt+V)

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3、粘贴|选择“数值”,运算|选择“加/减”(视乎加薪或减薪而选择),确定

 

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4、将M22中的300删除

 

(5) 还在手动为数据添加单位吗

数据有时候需要添加单位,例如“元”、“万元”、“件”等,如果需要手动输入那就悲催了,我们可以通过自定义数据类型的功就能简单的实现。

方法:选择平时成绩列K3:K23,右击|设置单元格格式|分类|自定义|选择“G/通用格式”,在“G/通用格式”后加上“分”(例如:G/通用格式”分”),确定

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(6) 批量添加换行

某些情况下,我们需要将大量单元格中的数据信息添加换行,利用替换能快速完成。

方法:按Ctrl+H打开查找和替换,替换|“查找内容”输入“空格”号,“替换为”按Ctrl+J,全部替换。


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(7) 如何快速分离文本和数字:(只支持2016版本)

在Excel中,有时会出现文本和数字在同一列的情况,阅读起来不方便,需要将文本和数字分离出来,以便阅读或统计等。

方法:在后面一列的单元格中输入文本中的数字;接着直接填充,填充后选择快速填充即可。(详细操作:Excel2016版本智能化功能-快速填充

分析数据:如果数字有规律,则可以通过简单函数进行处理;left(单元格,数字的长度)

如果数字没有规律,则可以通过组合函数来完成;left(单元格,2*len(单元格)-lenb(单元格)

原因:LEN与LENB用来统计双字节、单字节的长度,比如B2,LEN(B2)为21个字符,而LENB(B2)则为35(因为一个汉字占2字节),所以2*LEN(B2)-LENB(B2)计算的就是单字节(数字)的个数,结果为7,所以利用RIGHT就可以很快速的获取数字

如果是有空格、逗号等这些分隔符的,我们还可以使用“分列”功能来进行分离。



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